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Checklist operativa
In un Fitness Club moderno, la qualità non è mai un caso: è il risultato di processi chiari, ripetuti e condivisi da tutto lo staff.
Ogni visita, ogni interazione, ogni dettaglio – dall’accoglienza alla gestione dei programmi, dalla pulizia alla vendita, dal marketing alla direzione – contribuisce a definire l’esperienza complessiva del cliente e a determinare il successo del Club.
Per questo nasce questa Check List Operativa Ufficiale, uno strumento pratico e quotidiano che guida ogni membro del team nell’applicazione degli standard Businessmind e FitBusiness.
È molto più di un insieme di attività: è la traduzione operativa del nostro metodo di gestione integrata del Club.
Perché è così importante seguirla?
• Garantisce uniformità del servizio indipendentemente da chi è in turno.
• Elimina improvvisazione e incomprensioni, riducendo errori e inefficienze.
• Eleva la customer experience, rafforzando fidelizzazione e reputazione.
• Supporta la direzione nel monitoraggio dei KPI e nella gestione dei processi.
• Assicura che ogni area del Club contribuisca in modo coordinato agli obiettivi.
Come utilizzarla
Ogni sezione è divisa in:
• Attività quotidiane → ciò che va fatto ogni giorno per mantenere alti gli standard.
• Attività settimanali → ciò che consolida la qualità e prepara il Club alla settimana successiva.
• Attività mensili → ciò che permette di crescere, analizzare, migliorare e pianificare.
Utilizza subito la checklist operativa per migliorare la gestione del tuo Club.
1. ACCOGLIENZA & FRONT OFFICE
Ogni Giorno
- Apertura reception 10 minuti prima dell’orario ufficiale
- Contatto visivo + sorriso entro 3 secondi
- Saluto secondo protocollo Businessmind
- Check pulizia immediata (banco, desk, brochure)
- Controllo liste appuntamenti del giorno
- Controllo messaggi WhatsApp e DM (risposta entro 2 ore)
- Aggiornamento CRM (presenze, note, follow-up)
- Controllo divise staff e badge
Ogni Settimana
- Controllo materiale (penne, modulistica, brochure)
- Verifica lead da richiamare
- Aggiornamento dei KPI front office
- Revisione agenda della settimana successiva
- Briefing staff (15 min)
2. AREA COMMERCIALE / SALES
Ogni Giorno
- Controllo appuntamenti prima visita
- Preparazione scheda cliente e obiettivi
- Chiusura della giornata con aggiornamento conversioni
- Follow-up clienti che non si sono presentati
- Follow-up clienti a 48 ore dalla prima visita
Ogni Settimana
- Revisione KPI: show rate, conversione, ticket medio
- 1 ora di formazione commerciale interna
- Revisione offerte e listino servizi premium
- Controllo offerte in scadenza
Ogni Mese
- Report vendite completo
- Revisione campagne marketing attive
- Aggiornamento script vendita (se necessario)
3. AREA TECNICA / COACH
Ogni Giorno
- Brief veloce con front office
- Controllo sala (ordine, pesi, attrezzi)
- Deliver coaching secondo standard Businessmind
- Esecuzione di almeno 3 follow-up manuali
- Compilazione note su clienti in app/CRM
Ogni Settimana
- Aggiornamento programmi clienti
- Valutazioni periodiche programmate
- 1 riunione tecnica staff
- Revisione protocolli attivi (Fit100, Percorso Donna, ecc.)
- Preparazione eventi o mini workshop
Ogni Mese
- Verifica progressi di ogni cliente
- Aggiornamento piani trimestrali
- Formazione continua (online/offline)
4. PULIZIA E MANUTENZIONE
Ogni Giorno
- Sala: pavimenti puliti, attrezzi igienizzati
- Bagni: specchi, lavandini, wc, dispenser pieni
- Spogliatoi: profumazione + controllo armadietti
- Reception: superfici e vetri
- Macchine: verifica funzionalità (quick check)
Ogni Settimana
- Pulizie profonde spogliatoi
- Pulizia profonda attrezzi
- Controllo scorte prodotti pulizia
- Check palestra con titolare o responsabile
Ogni Mese
- Manutenzione macchinari
- Controllo impianto AC/ricambi aria
- Sostituzione piccoli componenti (lampade, cartelli, ecc.)
5. MARKETING & CONTENUTI
Ogni Giorno
- Risposta commenti e messaggi social
- Story Instagram/FB (vita del club, clienti, staff)
- Raccolta contenuti (foto/video)
Ogni Settimana
- 2–3 reels pubblicati
- 3 post feed (valore, risultati, servizio)
- Invio newsletter settimanale
- Controllo campagne ADS
- Aggiornamento Google My Business
Ogni Mese
- Pianificazione completa mese successivo
- Creazione contenuti premium (video lunghi, testimonial)
- Analisi dati: follower, lead, conversioni
- Riunione marketing con titolare
6. FIDELIZZAZIONE CLIENTI
Ogni Giorno
- Saluto attivo a entrata/uscita
- Contatto clienti a rischio drop
- Stimolo motivazionale durante allenamento
- Invio feedback post-lezione/servizio
Ogni Settimana
- Classifica partecipazione clienti
- Identificazione “clienti a rischio”
- Programma referral settimanale
- Aggiornamento “clienti VIP del mese”
Ogni Mese
- Evento mensile (challenge, workshop)
- Analisi fidelizzazione e drop rate
- Programmazione calendario eventi trimestrale
7. GESTIONE & DIREZIONE
Ogni Giorno
- Supervisione ordine generale
- Monitoraggio presenze e programmi
- Verifica flussi di cassa
Ogni Settimana
- Riunione staff 60 minuti
- Controllo KPI commerciali
- Controllo KPI tecnici
- Gestione criticità clienti
- Pianificazione operativa settimana successiva
Ogni Mese
- Revisione completa KPI (commerciali, tecnici, marketing)
- Aggiornamento processi interni
- Pianificazione mese successivo
- Valutazione staff e crescita competenze
- Revisione piano formativo annuale
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