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Checklist operativa

In un Fitness Club moderno, la qualità non è mai un caso: è il risultato di processi chiari, ripetuti e condivisi da tutto lo staff.

Ogni visita, ogni interazione, ogni dettaglio – dall’accoglienza alla gestione dei programmi, dalla pulizia alla vendita, dal marketing alla direzione – contribuisce a definire l’esperienza complessiva del cliente e a determinare il successo del Club.

Per questo nasce questa Check List Operativa Ufficiale, uno strumento pratico e quotidiano che guida ogni membro del team nell’applicazione degli standard Businessmind e FitBusiness.

È molto più di un insieme di attività: è la traduzione operativa del nostro metodo di gestione integrata del Club.

Perché è così importante seguirla?

    •    Garantisce uniformità del servizio indipendentemente da chi è in turno.

    •    Elimina improvvisazione e incomprensioni, riducendo errori e inefficienze.

    •    Eleva la customer experience, rafforzando fidelizzazione e reputazione.

    •    Supporta la direzione nel monitoraggio dei KPI e nella gestione dei processi.

    •    Assicura che ogni area del Club contribuisca in modo coordinato agli obiettivi.

Come utilizzarla

Ogni sezione è divisa in:

    •    Attività quotidiane → ciò che va fatto ogni giorno per mantenere alti gli standard.

    •    Attività settimanali → ciò che consolida la qualità e prepara il Club alla settimana successiva.

    •    Attività mensili → ciò che permette di crescere, analizzare, migliorare e pianificare.

Utilizza subito la checklist operativa per migliorare la gestione del tuo Club.

1. ACCOGLIENZA & FRONT OFFICE

Ogni Giorno

  1. Apertura reception 10 minuti prima dell’orario ufficiale
  2. Contatto visivo + sorriso entro 3 secondi
  3. Saluto secondo protocollo Businessmind
  4. Check pulizia immediata (banco, desk, brochure)
  5. Controllo liste appuntamenti del giorno
  6. Controllo messaggi WhatsApp e DM (risposta entro 2 ore)
  7. Aggiornamento CRM (presenze, note, follow-up)
  8. Controllo divise staff e badge

Ogni Settimana

  1. Controllo materiale (penne, modulistica, brochure)
  2. Verifica lead da richiamare
  3. Aggiornamento dei KPI front office
  4. Revisione agenda della settimana successiva
  5. Briefing staff (15 min) 

2. AREA COMMERCIALE / SALES

Ogni Giorno

  1. Controllo appuntamenti prima visita
  2. Preparazione scheda cliente e obiettivi
  3. Chiusura della giornata con aggiornamento conversioni
  4. Follow-up clienti che non si sono presentati
  5. Follow-up clienti a 48 ore dalla prima visita

Ogni Settimana

  1. Revisione KPI: show rate, conversione, ticket medio
  2. 1 ora di formazione commerciale interna
  3. Revisione offerte e listino servizi premium
  4. Controllo offerte in scadenza

Ogni Mese

  1. Report vendite completo
  2. Revisione campagne marketing attive
  3. Aggiornamento script vendita (se necessario) 

3. AREA TECNICA / COACH

Ogni Giorno

  1. Brief veloce con front office
  2. Controllo sala (ordine, pesi, attrezzi)
  3. Deliver coaching secondo standard Businessmind
  4. Esecuzione di almeno 3 follow-up manuali
  5. Compilazione note su clienti in app/CRM

Ogni Settimana

  1. Aggiornamento programmi clienti
  2. Valutazioni periodiche programmate
  3. 1 riunione tecnica staff
  4. Revisione protocolli attivi (Fit100, Percorso Donna, ecc.)
  5. Preparazione eventi o mini workshop

Ogni Mese

  1. Verifica progressi di ogni cliente
  2. Aggiornamento piani trimestrali
  3. Formazione continua (online/offline) 

4. PULIZIA E MANUTENZIONE

Ogni Giorno

  1. Sala: pavimenti puliti, attrezzi igienizzati
  2. Bagni: specchi, lavandini, wc, dispenser pieni
  3. Spogliatoi: profumazione + controllo armadietti
  4. Reception: superfici e vetri
  5. Macchine: verifica funzionalità (quick check)

Ogni Settimana

  1. Pulizie profonde spogliatoi
  2. Pulizia profonda attrezzi
  3. Controllo scorte prodotti pulizia
  4. Check palestra con titolare o responsabile

Ogni Mese

  1. Manutenzione macchinari
  2. Controllo impianto AC/ricambi aria
  3. Sostituzione piccoli componenti (lampade, cartelli, ecc.) 

5. MARKETING & CONTENUTI

Ogni Giorno

  1. Risposta commenti e messaggi social
  2. Story Instagram/FB (vita del club, clienti, staff)
  3. Raccolta contenuti (foto/video)

Ogni Settimana

  1. 2–3 reels pubblicati
  2. 3 post feed (valore, risultati, servizio)
  3. Invio newsletter settimanale
  4. Controllo campagne ADS
  5. Aggiornamento Google My Business

Ogni Mese

  1. Pianificazione completa mese successivo
  2. Creazione contenuti premium (video lunghi, testimonial)
  3. Analisi dati: follower, lead, conversioni
  4. Riunione marketing con titolare 

6. FIDELIZZAZIONE CLIENTI

Ogni Giorno

  1. Saluto attivo a entrata/uscita
  2. Contatto clienti a rischio drop
  3. Stimolo motivazionale durante allenamento
  4. Invio feedback post-lezione/servizio

Ogni Settimana

  1. Classifica partecipazione clienti
  2. Identificazione “clienti a rischio”
  3. Programma referral settimanale
  4. Aggiornamento “clienti VIP del mese”

Ogni Mese

  1. Evento mensile (challenge, workshop)
  2. Analisi fidelizzazione e drop rate
  3. Programmazione calendario eventi trimestrale 

7. GESTIONE & DIREZIONE

Ogni Giorno

  1. Supervisione ordine generale
  2. Monitoraggio presenze e programmi
  3. Verifica flussi di cassa

Ogni Settimana

  1. Riunione staff 60 minuti
  2. Controllo KPI commerciali
  3. Controllo KPI tecnici
  4. Gestione criticità clienti
  5. Pianificazione operativa settimana successiva

Ogni Mese

  1. Revisione completa KPI (commerciali, tecnici, marketing)
  2. Aggiornamento processi interni
  3. Pianificazione mese successivo
  4. Valutazione staff e crescita competenze
  5. Revisione piano formativo annuale 

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